Har din virksomhed styr på udbetalingen af skattefri kørselsgodtgørelser?

Styr på udbetalingen af skattefri kørselsgodtgørelser?

Regelsættet

Det er et krav, at arbejdsgiveren udfører tilstrækkelig effektiv kontrol af, at medarbejderen er berettiget til skattefri kørselsgodtgørelse, forinden der foretages udbetalinger heraf. For at arbejdsgiveren kan udføre denne kontrol, skal medarbejderen udfylde kørselsregnskabet med en række oplysninger. Medarbejderen skal notere navn, adresse og CPR-nummer eller medarbejdernummer, bilens registreringsnummer, formålet med kørslen, datoen for kørslen, startadresse og destinationsadresse - ikke blot selve byen og antallet af kørte kilometer.

Arbejdsgiveren skal desuden for at udføre den tilstrækkelige effektive kontrol føre kontrol med antallet af kørte kilometer og sikre sig, at medarbejderen ikke har kørt mere end de kilometergrænser, der gælder for udbetalingen af den sats, som man udbetaler til medarbejderen. Medarbejderen må således højst køre 20.000 km årligt for at der kan ske udbetaling efter den høje sats. For kilometer udover de 20.000 må der kun ske udbetaling efter den lave sats. Det er desuden et krav, at kørslen er foregået i egen bil eller evt. ægtefælles/samlevers bil. For at kunne udføre den tilstrækkeligt effektive kontrol kan arbejdsgiveren endvidere overveje at sørge for, at den endelige afregning foretages senest ved udgangen af måneden efter den måned, hvor kørslen har fundet sted.

Skattebetaling - praksis er hård

Skattestyrelsens praksis er hård. Finder de, at arbejdsgiveren ikke har udført tilstrækkelig effektiv kontrol, dvs. ikke sikret sig, at kørselsregnskaberne er udfyldt med korrekte oplysninger forinden udbetaling, kan der ske tilsidesættelse af alle virksomhedens udbetalinger til samtlige medarbejdere tre år tilbage i tid. Det betyder, at de enkelte medarbejdere beskattes af godtgørelserne 3 år tilbage i tid – også dem, der har udfyldt deres kørselsregnskaber korrekt.

Erstatningskrav

Herudover kan manglende kontrol fra arbejdsgivers side betyde, at arbejdsgiveren bliver erstatningsansvarlig over for medarbejderne, idet medarbejderne lider et tab ved den ændring af årsopgørelsen, som Skattestyrelsen foretager for hver enkelt medarbejder, såfremt de konstaterer fejl i kørselsregnskaber.

Focus anbefaler

Vi anbefaler, at man som arbejdsgiver sørger for at stille en fysisk kørebog, en app eller andet til rådighed for sine medarbejdere, hvor der er felter til de påkrævede oplysninger som nævnt ovenfor.

Herudover anbefaler vi, at man som arbejdsgiver sikrer sig, at man har procedurer for de ledelsesmæssige kontroller ved udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse samt at man rent faktisk foretager kontrollen af, om oplysningerne i kørselsregnskabet er korrekte f.eks. ved at sammenholde med Brobizz registreringer, tjekke afstande på Krak etc. Det er altså ikke tilstrækkeligt, at arbejdsgiver har attesteret kørselsregnskaberne.

Spørgsmål til skatteretlige forhold

Har du brug for råd og vejledning inden for skatteretlige forhold, er du altid velkommen til at kontakte skatteadvokat Heidi Bøgelund Hansen.