Den nye persondataforordnings betydning for ansættelsesforhold

De fleste af de nuværende krav om behandling af persondata vil stadig være gældende, men den registrerede, som er den personoplysningerne vedrører, vil have flere rettigheder. Dertil kommer, at den dataansvarlige (typisk virksomheden) på ethvert tidspunkt skal kunne dokumentere, hvordan dets persondata behandles (både f.s.v.a. oplysninger om de ansatte som om kunder). Den dataansvarlige skal også kunne dokumentere, at behandlingen sker i overensstemmelse med persondataforordningen. Der er flere ændringer i persondataforordningen, herunder bl.a. krav om udpegning af databeskyttelsesrådgiver samt yderligere krav til behandlingssikkerhed.

Inden for ansættelsesforhold er arbejdsgiver den dataansvarlige, hvorfor arbejdsgiver har ansvaret for, behandlingen af personoplysningerne om de ansatte sker i overensstemmelse med persondataforordningen og også ansvaret for, at dette kan dokumenteres.

Arbejdsgiver skal derfor sikre, at medarbejderen altid bliver orienteret forud for enhver (data)behandling, hvori deres persondata indgår, og at der indhentes samtykke i overensstemmelse med forordningens krav. Såfremt denne orientering er givet udtrykkeligt i ansættelseskontrakten, kan arbejdsgiver i et vist omfang undgå denne orienteringspligt, hvis behandlingen af personoplysninger sker inden for ansættelseskontraktens formål.

Et eksempel kan være, at arbejdsgiver som udgangspunkt ikke vil behøve at indhente samtykke til at videregive kontooplysninger om den ansatte til SKAT, hvis dette sker med henblik på udbetaling af løn til den ansatte.

Det vil dog altid være en konkret vurdering, hvorvidt en given persondatabehandling falder ind under ansættelseskontraktens formål. Virksomheden skal som dataansvarlig altid sikre, at de grundlæggende principper for behandling af personoplysninger, herunder proportionalitet, nødvendighed og saglighed iagttages.

FOCUS' anbefalinger

Focus Advokater anbefaler, at man som arbejdsgiver allerede nu iværksætter tiltag/procedurer, der kan være med til at sikre, at virksomheden efterlever regelsættet i den nye persondataforordning. Arbejdet består bl.a. i en kortlægning af persondatabehandlingen i virksomheden og udarbejdelse af en handlingsplan for implementeringen. Vi er naturligvis behjælpelig med råd og vejledning, såfremt der måtte være behov herfor, ligesom Focus Advokater igen i efteråret afholder kurser om såvel persondata i ansættelsesmæssigt perspektiv som generelle persondatakurser og workshops.

Af: Advokatfuldmægtig Narine Sarkisian, den 20.7.2017.